5.การสร้างมนุษยสัมพันธ์ระหว่างผู้บังคับบัญชากับผู้ใต้บังคับบัญชา
ในฐานะที่เป็นผู้บังคับบัญชา การมีมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นเรื่องสำคัญ เพราะทำให้ไม่ต้องทำงานคนเดียวอย่างโดดเดี่ยว แต่จะได้ผู้ร่วมงานที่ดีมีความรักและผูกพันกับงาน มีความต้องการที่จะช่วยดำเนินงานให้ไปสู่จุดหมายปลายทาง ผลพลอยได้ที่สำคัญก็คือ ทำให้เกิดความสามัคคีขึ้นในหมู่คณะและได้รับการยอมรับนับถือจากผู้ใต้บังคับบัญชาอีกด้วย
เกรย์ ดัสเลอร์ (Gray Dessler, 1983 : 50-51 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 64-66) กล่าวถึงการสร้างมนุษยสัมพันธ์โดยอาศัย “การสร้างวินัย” (Disciplines) ในตนเองให้เกิดขึ้นแก่ผู้ใต้บังคับบัญชา การสร้างวินัยในตนเองนี้เป็นการช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประพฤติปฏิบัติได้ถูกต้องโดยยึดกฎระเบียบต่างๆ ผู้บังคับบัญชาไม่เป็นบุคคลที่คอยจับผิด แต่ควรเป็นบุคคลที่คอยดูแลชักจูงให้ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำให้ถูกต้องเท่านั้น Dessler กล่าวว่า วิธีการสร้างมนุษยสัมพันธ์แบบนี้เป็นเรื่องละเอียดอ่อน ดังนั้นผู้บังคับบัญชาจึงควรมีหลักดังนี้
1. ยึดหลักความจริง (Get the Facts) การกระทำใดๆของผู้บังคับบัญชาจะต้องอยู่บนรากฐานของความจริงหรือระเบียบกฎเกณฑ์ การตัดสินใดๆ ไม่ควรอาศัยการได้ยินได้ฟังมาหรือจากความรู้สึกของตนเองเป็นหลัก เพราะจะทำให้เกิดความผิดพลาดหรือเสียหายได้
2. อย่ากระทำการใดๆในเวลาโกรธ (Do not Act While Angry) บุคคลทั่วไปย่อมมีความโลภ โกรธ หลง หรือไม่พอใจขึ้นได้ ควรระงับความโกรธก่อนที่จะคิดทำอะไรลงไปหรือตัดสินใจอะไรลงไป โดยเฉพาะในเรื่องที่เกี่ยวข้องกับผู้ใต้บังคับบัญชา
3. อย่าบั่นทอนศักดิ์ศรีของความเป็นมนุษย์ของผู้ใต้บังคับบัญชา (Do not Rob Your Subordinate of His or Her Dignity) ทุกคนต้องการให้บุคคลอื่นยอมรับว่าตนเองมีความสำคัญ จึงควรหลีกเลี่ยงการบั่นทอนศักดิ์ศรีของความเป็นมนุษย์ ไม่ควรว่ากล่าวผู้ใต้บังคับบัญชาต่อหน้าคนอื่น ควรจะเรียกไปพูดคุยเป็นส่วนตัว สิ่งที่ว่ากล่าวควรเป็นเรื่องของการกระทำมากกว่าตัวบุคคล ไม่ควรตัดสินหรือสรุปอะไรลงไปจากการกระทำของบุคคลเพียงครั้งสองครั้ง
4. ต้องเป็นผู้พิสูจน์ความจริง (The Burden of Proof is on you) ในกรณีที่ผู้ใต้บังคับบัญชามีปัญหา ผู้บังคับบัญชาจะต้องชี้แจงระเบียบหรือกฎเกณฑ์ต่างๆให้เข้าใจว่า ได้มีการฝ่าฝืนกฎระเบียบขึ้นแล้ว ควรจะต้องได้รับโทษสถานใด อย่างไร แต่ทั้งนี้ต้องมีพยานหลักฐานอ้างอิงที่เชื่อถือได้
5. ควรมีการตักเตือนล่วงหน้า (Provide Adequate Warning) การเกิดปัญหาใดๆก็ตาม ควรจะมีการตักเตือนด้วยวาจาหรือลายลักษณ์อักษรเสียก่อน ก่อนที่จะมีการตัดสินใจ เพราะเมื่อมีการอุทธรณ์ไปยังผู้บังคับบัญชาระดับสูงจะได้อ้างอิงได้ว่า ได้มีการตักเตือนมาก่อนที่จะได้ตัดสินใจลงไป จะได้ไม่มีการถกเถียงหรือมีข้อขัดแย้งกันในภายหลัง
6. อย่าลงโทษรุนแรง (Do not Make the Punishment too Severe) ถ้าจำเป็นต้องมีการลงโทษใดๆ แก่ผู้ใต้บังคับบัญชาจะต้องไม่มีความรุนแรงเกินไป ควรตั้งอยู่บนหลักเหตุผล มิฉะนั้นจะทำให้ผู้ใต้บังคับบัญชามองว่า ไม่ยุติธรรมหรือถูกกลั่นแกล้ง ฉะนั้น การลงโทษควรจะเป็นลักษณะการกระตุ้นเตือน และมุ่งที่ความเข้าใจเหตุเข้าใจผลของผู้ถูกลงทาเท่านั้น เพราะอาจจะถูกอุทธรณ์หรือร้องเรียนกลับ จะทำให้ผู้บังคับบัญชาเองลำบาก
7. ควรใช้วินัยอย่างเสมอภาค (Make Sure the Disciplines Equitable) ไม่มีใครต้องการความอยุติธรรม โดยเฉพาะการลงโทษหรือการใช้กฎเกณฑ์ที่ไม่คงเส้นคงวา หรือมีการเลือกที่รักมักที่ชัง หรือความไม่เสมอภาคใดๆ จะทำให้เกิดความรู้สึกไม่พอใจและไม่ยินยอม ฉะนั้น ควรจะใช้วินัยหรือการลงโทษแก่ทุกคนเหมือนๆกัน และไม่ลำเอียง
8. พยายามมองปัญหาหลายแง่หลายมุม (Get the Other Side of the Story) การสืบหาข้อเท็จจริงของผู้บังคับบัญชาเป็นเรื่องจำเป็นจะต้องทำก็จริง แต่ถ้าผู้ใต้บังคับบัญชาอธิบายสาเหตุของปัญหา ก็จะเป็นการดีต่อผู้บังคับบัญชาเอง เพราะถ้ารู้เรื่องต่างๆเพราะถ้ารู้เรื่องต่างๆ อย่างกระจ่างแจ้งก็จะทำให้เรื่องร้ายกลายเป็นเรื่องดีหรือบรรเทาเบาบางลงได้ เพราะสิ่งที่ผู้ใต้บังคับบัญชากระทำลงไปอาจเป็นเพราะรู้เท่าไม่ถึงการณ์ หรือไม่ได้ตั้งใจก็เป็นได้
9. อย่าถอยถ้าเป็นฝ่ายถูก (Do not Back down When you are Right) ถ้าผู้บังคับบัญชาแน่ใจว่ามีการกระทำผิดกฎเกณฑ์ ได้มีการตักเตือนก่อนแล้ว และตัดสินว่า จะไม่มีการลงโทษที่รุนแรง ก็ควรตัดสินใจกระทำลงไปและไม่ควรใจอ่อน เพราะบางครั้งการใจอ่อนไม่ได้ถูกมองว่าเป็นเรื่องของคุณธรรม แต่ผู้ใต้บังคับบัญชาคนอื่นๆจะรู้สึกว่า กฎเกณฑ์ไม่มีความหมาย หรือรู้สึกว่าผู้บังคับบัญชาอ่อนแอ ไม่คงเส้นคงวา ฉะนั้นไม่ควรถอยหรือใจอ่อนถ้าเป็นการกระทำที่ถูกต้องแล้ว
10. อย่าปล่อยให้วินัยกลายเป็นเรื่องส่วนตัว (Do not Let Discipline Become Personal) ผู้บังคับบัญชาต้องระมัดระวังอย่าให้ผู้ใต้บังคับบัญชาขาดความเชื่อมั่น ยิ่งถ้ามีเรื่องส่วนตัวเข้าไปเกี่ยวข้องด้วยแล้วจะเป็นการยากต่อการใช้วินัยในการบริหารงาน ดังนั้น การกระทำใดๆ ของผู้บังคับบัญชาจึงควรมีความบริสุทธิ์ใจ ไม่ควรเอาเรื่องส่วนตัวหรือครอบครัวเข้าไปเกี่ยวข้องเป็นอันขาด
จากหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์ดังกล่าว จะเห็นได้ว่า Dessler เน้นที่การใช้วินัยกับผู้ใต้บังคับบัญชา เป็นการให้ผู้ใต้บังคับบัญชาปฏิบัติตามกฎระเบียบต่างๆ ให้มากที่สุด เพื่อหลีกเลี่ยงการขัดแย้งหรือการปะทะกัน ผู้บังคับบัญชาเป็นเพียงผู้คอยช่วยให้ผู้ใต้บังคับบัญชาประพฤติปฏิบัติตามกฎเกณฑ์ให้มากที่สุด แล้วปัญหาต่างๆ จะลดน้อยลง
สำหรับหลักการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาที่เป็นที่ยอมรับกันมากในหมู่นักบริหารของไทย คือ เทคนิคการสร้างมนุษยสัมพันธ์กับผู้ใต้บังคับบัญชาของ ชะลอ ธรรมศิริ ซึ่งได้ให้แนวคิดไว้ดังนี้ (ชลอ ธรรมศิริ, 2530:520-523 อ้างถึงใน วินิจ เกตุขำ, 2535: 66-67)
1. รู้จักควบคุมอารมณ์ของตนเอง การตัดสินวินิจฉัยที่เกี่ยวข้องกับงานหรือบุคคล จะต้องตั้งอยู่บนหลักเหตุผล ไม่ควรใช้อารมณ์ เพราะจะทำให้เสียหายได้ ผู้บังคับบัญชาที่ดีจึงควรควบคุมอารมณ์ของตนให้ได้ อารมณ์ที่ควรควบคุมได้แก่ ความโกรธ ความโมโหฉุนเฉียว ความหลงตนเองว่าเก่งกว่าคนอื่น ความหลงในอำนาจยศศักดิ์ ความมีอคติ เลือกที่รักมักที่ชัง และความอยุติธรรม ซึ่งอารมณ์เหล่านี้จะทำให้การงานเสียหาย สัมพันธภาพระหว่างตนเองกับผู้ใต้บังคับบัญชาจะลดลง เกิดช่องว่าง ไม่มีใครกล้าเข้าใกล้ ไม่มีใครกล้าพูดความจริง เป็นผลเสียต่อองค์การโดยส่วนรวม
2. รู้วิธีส่งเสริมกำลังใจ ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคนต้องการกำลังใจในการปฏิบัติงาน ต้องการการรับรู้และยกย่องจากผู้บังคับบัญชา ดังนั้น จึงต้องมีการส่งเสริมกำลังใจหลายวิธี ได้แก่ รู้จักใจเขาใจเรา ความเห็นอกเห็นใจ แสดงความเชื่อมั่นไว้วางใจผู้ใต้บังคับบัญชา เอาใจใส่ความยากลำบาก และรับรู้ปัญหาในการทำงาน ตลอดจนมีความจริงใจไม่เสแสร้งหรือหลอกล่อไว้ใช้งาน
3. รู้จักให้รางวัล การยกย่องชมเชย การตอบแทนน้ำใจผู้ใต้บังคับบัญชาเป็นสิ่งจำเป็น บางครั้งอาจเป็นสิ่งของเล็กๆ น้อยๆ การบำเหน็จความดีความชอบเป็นเงินเดือน หรือค่าตอบแทนประจำปีที่ได้ทำความดี ขณะเดียวกันก็หลีกเลี่ยงการขู่เข็ญ จู้จี้ ขี้บ่น ซึ่งจะเป็นการบั่นทอนความรู้สึกที่ดีของผู้ใต้บังคับบัญชา
4. ชี้แจงความเคลื่อนไหวของงานให้ทราบ การให้ผู้ใต้บังคับบัญชาทราบนโยบาย เป้าหมาย แผนงาน โครงการหรือกิจกรรม เป็นสิ่งสำคัญ เพราะทุกคนจะได้ทราบความเคลื่อนไหว และให้ความร่วมมือ เสมือนลงเรือลำเดียวกันทุกคนจะต้องรู้ทิศทางว่าเรือกำลังแล่นไปในทิศทางใด ถึงจุดหมายปลายทางเมื่อไหร่ เมื่อทุกคนรู้ก็จะได้ร่วมมือช่วยเหลือแก้ปัญหาและมีความรู้สึกเป็นเจ้าของ ไม่ใช่เรื่องของเจ้านาย หรือหัวหน้าเพียงคนเดียว
5. รักษาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชา สิทธิประโยชน์ต่างๆ โดยชอบธรรม ผู้ใต้บังคับบัญชาย่อมสนใจ และรู้สึกยินดีเมื่อผู้บังคับบัญชารักษาผลประโยชน์แก่ตนเอง ช่วยเป็นธุระในเรื่องผลประโยชน์ให้กับลูกน้อง มีเรื่องเดือดร้อนก็ดูแลเอาใจใส่ รับฟังทั้งในเรื่องการงานและเรื่องส่วนตัว ที่สำคัญก็คือ ไม่ควรเอาผลประโยชน์ของผู้ใต้บังคับบัญชามาเป็นของตน
จากที่ได้กล่าวมาข้างต้น สามารถสรุปได้ว่าผู้บังคับบัญชาจะต้องปฏิบัติกับผู้ใต้บังคับบัญชาโดยการเอาใจใส่ในทุกข์สุขและความสะดวกสบายของผู้ใต้บังคับบัญชา พร้อมทั้งปรับปรุงสภาพของการทำงานให้ดี มีความจริงใจและให้ความยุติธรรมแก่ผู้ใต้บังคับบัญชาทุกคน และปฏิบัติต่อผู้ใต้บังคับบัญชาด้วยความเสมอภาค อย่าใช้อารมณ์ในการแก้ปัญหา พยายามควบคุมอารมณ์ไปในทางสร้างสรรค์ให้เกิดประโยชน์ต่อองค์การมากที่สุด ทำตนเป็นคนใจกว้าง ไม่เอารัดเอาเปรียบใคร และโอบอ้อมอารีต่อผู้ใต้บังคับบัญชาเสมอต้นเสมอปลาย ยิ้มแย้มแจ่มใสให้ความเป็นกันเองกับผู้ใต้บังคับบัญชา ยกย่องชมเชยผู้ใต้บังคับบัญชาเมื่อเขาทำงานดีเพื่อเป็นการสร้างขวัญและกำลังใจในการทำงานให้มีประสิทธิภาพดียิ่งขึ้น
ไม่มีความคิดเห็น:
แสดงความคิดเห็น